Shadow AI en comptabilité : quels risques réels et comment les encadrer

Scène banale, plausible dans n’importe quel service fournisseurs. Un comptable bute sur un écart de lettrage de 312 euros. Il copie trois cents lignes du grand livre, les colle dans un assistant d’IA grand public et obtient une piste en moins d’une minute. Personne ne l’a autorisé. Personne ne le saura.

C’est la forme la plus courante du shadow AI en comptabilité : l’usage d’outils d’IA que l’entreprise n’a pas validés. Sa fréquence exacte dans les équipes financières n’est mesurée nulle part. Tous secteurs confondus, parmi les utilisateurs professionnels d’IA générative interrogés par l’Ifop en mars 2025, 37 % n’en avaient pas parlé à leur supérieur, et 24 % déclaraient ne pas en avoir.

Suivent une grille par type de pièce, le régime réel de l’AI Act et du RGPD, puis les preuves à demander à un fournisseur d’outil comme à un prestataire. Le choix d’un outil et la validation humaine des écritures sont traités ailleurs.

Shadow AI en comptabilité : quatre pièces, quatre régimes

Toutes les pièces ne se valent pas devant un outil d’IA. Trois questions se superposent, que l’on confond souvent : les données personnelles, régies par le RGPD, le secret des affaires, qui protège l’information de l’entreprise, et les obligations professionnelles, qui pèsent sur le cabinet d’expertise et ses collaborateurs.

Quatre familles de pièces, quatre régimes juridiques, et le cas du cabinet inscrit

Sourcé : définition du secret des affaires (directive (UE) 2016/943, article 2), référentiel CNIL du 2 avril 2026, précaution du Conseil national de l’ordre des experts-comptables (CNOEC). Regroupement en familles et dernière colonne : interprétation ExternFlow, aide à la décision et non norme.

Deux pièces ne devraient jamais partir dans un outil non maîtrisé sans anonymisation : le fichier des écritures comptables (FEC) et la déclaration sociale nominative (DSN). Pour les autres, la condition d’usage dépend de la famille : un contrat écrit, un environnement contrôlé ou l’accord du client.

Ce que l’AI Act dit d’un usage non déclaré

Un salarié qui utilise un outil d’IA pour son travail place son employeur en position de déployeur au sens de l’AI Act. L’article 3, point 4, du règlement (UE) 2024/1689 désigne ainsi celui qui utilise un système d’IA sous sa propre autorité, hors activité personnelle non professionnelle.

Depuis le 27 juillet 2026, l’article 4 ne dit plus la même chose. Réécrit par le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, il demande aux fournisseurs et aux déployeurs de prendre des mesures « pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA ». Il précise que cette obligation « ne contraint pas les fournisseurs ou les déployeurs à garantir un niveau spécifique de maîtrise de l’IA par un individu ». C’est une obligation de moyens, pas de résultat.

Ces mesures commencent par la formation, et c’est là que le terrain résiste. Parmi les utilisateurs professionnels d’IA générative interrogés par l’Ifop en mars 2025, soit 17 % de l’échantillon, 52 % se disaient encouragés par leur entreprise, et 15 % seulement encouragés et formés. Une règle interne sans formation reste une règle que personne ne sait appliquer.

Le reste du règlement touche peu les pièces d’une PME. L’annexe III ne vise pas la tenue des comptes, et les obligations des systèmes à haut risque sont reportées au 2 décembre 2027. La France, enfin, n’a pas encore désigné ses autorités de surveillance : le projet de loi d’adaptation, adopté par le Sénat le 18 février 2026, n’avait pas été voté par l’Assemblée nationale fin septembre.

Un usage non déclaré ne fait donc pas, à lui seul, tomber l’entreprise sous le coup du règlement. Il révèle surtout l’absence des mesures que l’article 4 attend. Le volet contractuel, lui, renvoie aux clauses IA à faire figurer dans un contrat d’externalisation.

Amendes AI Act et RGPD : deux barèmes à ne pas confondre

L’article 99 de l’AI Act fixe trois plafonds : 35 millions d’euros ou 7 % du chiffre d’affaires annuel mondial pour les pratiques interdites de l’article 5, 15 millions ou 3 % pour les manquements listés au paragraphe 4, 7,5 millions ou 1 % pour une information inexacte. Le montant le plus élevé s’applique, sauf pour les PME et, depuis juillet 2026, pour les petites entreprises à moyenne capitalisation, qui se voient appliquer le plus faible.

Le RGPD a son propre barème, à l’article 83 : 10 millions d’euros ou 2 % au paragraphe 4, 20 millions ou 4 % au paragraphe 5, le montant le plus élevé étant retenu. Ni les plafonds, ni les autorités, ni les manquements ne se recouvrent.

Surtout, l’article 4 ne figure dans aucun des paragraphes 3, 4 et 5 de l’article 99 : aucune amende européenne n’y est attachée. Le paragraphe 1 laisse aux États membres le soin de prévoir d’autres sanctions, ce que la France n’a pas fait à ce jour.

Le risque réel d’un usage clandestin se loge ailleurs. Dans une violation de données au sens du RGPD. Dans un engagement de confidentialité rompu envers un client. Dans une information stratégique qui perd sa protection juridique.

Vos données servent-elles à réentraîner le modèle ?

Tout dépend de l’offre et du réglage, pas de la nationalité du fournisseur. L’aide en ligne d’OpenAI, consultée fin septembre 2026, en donne un exemple lisible. Par défaut, les contenus des espaces de travail gérés et de l’interface de programmation ne servent pas à entraîner les modèles. Les formules grand public disposent, elles, d’un réglage d’amélioration du modèle actif par défaut.

Le piège suivant est documenté par le fournisseur lui-même : un retour d’expérience réexpose la conversation. Un pouce levé ou baissé sur une réponse peut ouvrir l’échange entier à l’entraînement, y compris quand le réglage a été désactivé. Une consigne interne limitée à « désactivez l’apprentissage » reste donc incomplète.

Vient ensuite la question du transfert. Coller une pièce dans un outil revient à la communiquer à un tiers, souvent hébergé hors de l’Union européenne ; les règles pour encadrer un transfert de données hors Union européenne s’appliquent alors. Le Conseil national de l’ordre des experts-comptables écarte d’ailleurs le FEC et la DSN non anonymisés des sites non maîtrisés.

Avant d’autoriser un outil, trois pièces tranchent la question : la documentation datée du fournisseur, la durée de conservation des conversations et l’accord de traitement signé. Une déclaration d’éditeur reste une déclaration, dont les réglages peuvent changer sans préavis.

Le réglage par défaut pèse d’autant plus que l’usage passe souvent par des comptes personnels, donc par des offres grand public. L’étude YouGov pour Microsoft France a interrogé 657 cadres et dirigeants du secteur privé en janvier 2026. Parmi eux, 61 % déclarent passer par un compte personnel au moins une fois par semaine, et 38 % chaque jour.

Secret des affaires, secret professionnel : deux régimes distincts

Le secret des affaires ne se décrète pas. L’article 2 de la directive (UE) 2016/943, transposé aux articles L151-1 et suivants du code de commerce, pose trois conditions cumulatives : une information qui n’est pas généralement connue, qui a une valeur commerciale parce qu’elle est secrète, et qui fait l’objet de dispositions raisonnables pour la garder secrète.

C’est la troisième qui cède en premier. Une balance ou un prévisionnel qui part dans un outil public, sans règle interne qui l’interdise, affaiblit la preuve de ces dispositions raisonnables. La protection peut tomber avant même toute question de données personnelles.

Le secret professionnel obéit à une autre logique. Il pèse sur l’expert-comptable, son cabinet et ses collaborateurs, pour ce qui leur est confié dans l’exercice de leur mission. De son côté, l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 réserve à l’expert-comptable inscrit la tenue, la centralisation, la révision et l’appréciation des comptabilités des entreprises auxquelles il n’est pas lié par un contrat de travail.

Les données de paie forment un troisième étage. Numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, absences, retenues qui peuvent révéler une appartenance syndicale : le référentiel de la CNIL du 2 avril 2026 encadre leur conservation, et l’appartenance syndicale relève des catégories particulières du RGPD.

Externaliser déplace le risque, le contrat le partage

Confier la production à un prestataire règle plusieurs choses : un cadre écrit, des accès nommés, une journalisation, un interlocuteur qui répond. Il en reste une qu’aucun contrat ne supprime : le comportement individuel, qui existe des deux côtés.

Le gain est réel pour une PME qui n’a ni outil officiel ni comptes nominatifs : un prestataire outillé apporte souvent les deux. Mais le collaborateur pressé, chez lui comme chez vous, garde un téléphone et un compte personnel. L’externalisation ajoute donc un second périmètre à contrôler, celui des équipes du prestataire.

Le socle est l’article 28 du RGPD, dont le lexique ExternFlow détaille les obligations du sous-traitant au sens de l’article 28. La question du réentraînement s’arrête, elle, là où commence celle de la propriété : ce que devient un modèle entraîné sur vos données.

Quand le prestataire fait du shadow AI lui aussi

Rien n’empêche un collaborateur offshore d’ouvrir un compte personnel sur le dossier d’un client. Le RGPD a prévu le cas. Son article 29 interdit à toute personne agissant sous l’autorité du sous-traitant de traiter les données hors instruction du responsable. L’article 28, paragraphe 3, points a) et b), impose une instruction documentée et l’engagement de confidentialité des personnes autorisées.

Le paragraphe 10 du même article va plus loin : le sous-traitant qui détermine lui-même finalités et moyens devient responsable pour ce traitement. Côté sécurité, 43 % des 397 responsables interrogés par OpinionWay pour le 11e baromètre du CESIN citent l’attaque indirecte par un prestataire parmi leurs vecteurs. Le chiffre mesure un risque d’attaque, pas un usage clandestin, mais il rappelle que le périmètre du tiers compte.

Cinq preuves à exiger avant d’ouvrir les accès

• La liste nominative des outils d’IA autorisés, datée et tenue à jour.
• La politique d’usage signée par chaque collaborateur affecté à votre dossier.
• L’autorisation écrite préalable pour tout sous-traitant ultérieur, fournisseur d’IA compris.
• Un journal des requêtes exportable, qui montre quels outils ont reçu quelles données.
• Le certificat accrédité et son périmètre, avec la déclaration d’applicabilité.

ISO 27001, 27701 et 42001 : ce que la certification prouve

Un serveur n’est pas « conforme ISO 27001 ». Ces normes certifient un système de management sur un périmètre déclaré, et c’est ce périmètre qui compte, pas le logo affiché sur une plaquette.

Ce que prouve, et ne prouve pas, chaque référentiel invoqué

Sourcé : objet de chaque norme selon son éditeur et précision de la CNIL sur la portée de la norme 27701. Colonne « La pièce à demander » : interprétation ExternFlow.

La CNIL le précise pour l’ISO 27701 : la norme n’est pas spécifique au RGPD et ne constitue pas, en tant que telle, une certification au sens de son article 42. Son édition 2, autonome depuis octobre 2025, n’y change rien. L’ISO 42001, publiée en décembre 2023, ne vaut pas davantage conformité à l’AI Act, dont les normes harmonisées restent en préparation.

Reste une seule question utile, à poser pour chaque certificat : le périmètre certifié, pas le certificat. Couvre-t-il le service qui traite vos pièces ? Aucune norme, en revanche, ne certifie l’absence d’outil non approuvé chez les collaborateurs. Le sujet rejoint les questions à poser à un prestataire qui utilise l’IA.

Une règle écrite vaut mieux qu’une interdiction que personne n’applique

L’usage clandestin naît d’un vide plus que d’une faute. Parmi les actifs salariés interrogés par l’Ifop en mars 2025, 9 % disaient que leur entreprise avait commencé à installer des IA génératives sur les postes, 33 % qu’elle n’en avait pas l’intention. Interdire sans fournir déplace l’usage sur les téléphones personnels, hors de toute journalisation.

Publiez sous trente jours une liste écrite des pièces qui ne sortent d’aucun outil non validé, et annexez-la au contrat de tout prestataire. La lettre ExternFlow suivra les échéances de l’AI Act et les publications de la CNIL sur le déploiement de l’IA au travail.

Sources et références

Cet article s’appuie notamment sur le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, qui réécrit l’article 4 de l’AI Act, la version consolidée au 27 juillet 2026 du règlement (UE) 2024/1689, articles 3, 4, 99 et 113, les articles 28, 29 et 83 du règlement général sur la protection des données et l’article 2 de la directive (UE) 2016/943 sur la protection des secrets d’affaires. La CNIL est citée pour son analyse de l’apport des normes ISO/IEC 27701 et 42001 et son référentiel de durées de conservation des données RH du 2 avril 2026.

Les mesures d’usage proviennent du baromètre 2025 de l’Ifop pour Talan sur les Français et les IA génératives et de l’étude YouGov pour Microsoft France publiée le 12 février 2026. Le fonctionnement des réglages de données est décrit dans la page d’aide d’OpenAI sur les contrôles de données de ChatGPT. La précaution professionnelle vient du fascicule Parlons data et IA du Conseil national de l’ordre des experts-comptables.